Wie schreibt man eine Quittung?
Beginne mit dem Titel, den Ausstellerdaten und dem Empfänger oder Zahler. Danach folgen Dokumentnummer, Zahlungsdatum, Betrag, Zahlungsart und Zahlungsgrund.
Der Text sollte bestätigen, dass die Zahlung eingegangen ist. Vermeide Formulierungen, die wie eine Zahlungsaufforderung klingen.
Betrag, Datum und Zahlungsart
Gerade bei Barzahlungen sind Datum und Zahlungsart wichtig. Schreibe nicht nur den Betrag auf, sondern auch, wofür die Zahlung geleistet wurde.
Bei einer Zahlung zu einer Rechnung ist die Rechnungsnummer als Bezug hilfreich.
Umsatzsteuer vorsichtig darstellen
Wenn die Quittung eine Umsatzsteuer-Aufschlüsselung enthalten soll, muss der ausgewiesene Betrag zu deinem Fall passen.
Bei Kleinunternehmern sollte keine Umsatzsteuer berechnet werden. Ein Hinweis nach § 19 UStG kann sinnvoll sein, wenn er zum Vorgang passt.
Beispiel
Musterformulierungen
Hiermit bestätigen wir den Erhalt von [Betrag] für [Zahlungsgrund]. Die Zahlung erfolgte am [Datum] per [Zahlungsart]. Bezug: Rechnung [Rechnungsnummer].
Aufbau einer Quittung
- Aussteller ist erkennbar
- Empfänger oder Zahler ist nachvollziehbar
- Datum der Zahlung ist eingetragen
- Betrag ist eindeutig
- Zahlungsart ist genannt
- Zahlungsgrund oder Bezug ist verständlich
- Umsatzsteuer oder Hinweis passt zum Fall
- PDF wurde vor Verwendung geprüft
Praxis-Tipp
Schreibe in der Vergangenheitsform: Die Zahlung wurde erhalten. Das trennt die Quittung sauber von einer Rechnung oder Zahlungsaufforderung.
Häufige Fehler
Hinweis: Dieses Tool ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Bitte prüfe alle Angaben vor Verwendung deines Dokuments und kläre Sonderfälle fachlich.