Warum PDF-Anhang sinnvoll ist
Ein PDF wirkt sauberer als ein langer Fließtext in der E-Mail. Außerdem bleibt das Layout stabil und das Schreiben lässt sich gut ablegen.
Die E-Mail selbst kann kurz bleiben und auf die beigefügte Zahlungserinnerung oder Mahnung verweisen.
Betreff und Begleittext
Der Betreff sollte eindeutig sein, zum Beispiel „Zahlungserinnerung zu Rechnung RE-2026-0001“ oder „1. Mahnung zu Rechnung RE-2026-0001“.
Im Begleittext reicht häufig ein kurzer Hinweis auf den PDF-Anhang und die Bitte um Prüfung.
Versand dokumentieren
Speichere das PDF und die gesendete E-Mail, damit du später nachvollziehen kannst, was wann verschickt wurde.
Ob E-Mail im Einzelfall der passende Weg ist, hängt von Vorgang, Kundebeziehung und bisherigen Absprachen ab.
Beispiel
Kurzer E-Mail-Text
Guten Tag, anbei senden wir Ihnen die Zahlungserinnerung zur Rechnung [Rechnungsnummer]. Falls sich Ihre Zahlung bereits überschnitten hat, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos.
E-Mail-Check
- Eindeutiger Betreff
- PDF angehängt
- Rechnungsnummer genannt
- Empfängeradresse geprüft
- Gesendete E-Mail abgelegt
Praxis-Tipp
Schreibe den E-Mail-Text kurz. Die eigentliche Mahnung steht im PDF.
Häufige Fehler
Hinweis: Dieses Tool ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Bitte prüfe alle Angaben vor Verwendung deines Dokuments und kläre Sonderfälle fachlich.