Was muss auf einer Rechnung stehen?
Eine Rechnung ist ein Beleg: Sie sagt, wer etwas geleistet hat, für wen die Leistung war, was berechnet wird und wann bezahlt werden soll.
Für normale Rechnungen sind vor allem fünf Blöcke wichtig: Absender, Empfänger, Rechnungsdaten, Leistung und Betrag. Je nach Fall kommen Steuerangaben, Kleinunternehmer-Hinweis oder E-Rechnungsanforderungen dazu.
Pflichtangaben und fallbezogene Angaben trennen
Nicht jede Rechnung braucht dieselben Zusatzangaben. Eine Rechnung an ein Unternehmen kann andere Anforderungen haben als eine Rechnung an eine Privatperson oder eine Kleinbetragsrechnung.
Praktisch ist: Fülle lieber die wichtigen Felder sauber aus, statt dich auf ein Minimum zu verlassen. Vollständige Rechnungen sind für Kunden, Buchhaltung und spätere Rückfragen meist robuster.
Umsatzsteuer oder passender Hinweis
Wenn du Umsatzsteuer ausweist, sollten Steuersatz und Steuerbetrag nachvollziehbar sein. Wenn du keine Umsatzsteuer berechnest, braucht die Rechnung einen passenden Grund oder Hinweis.
Für Kleinunternehmer ist der Hinweis nach § 19 UStG besonders wichtig. Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer sollte nicht gleichzeitig wie eine Rechnung mit Mehrwertsteuer wirken.
PDF-Rechnung vor dem Versand prüfen
Prüfe in der Vorschau nicht nur die Summen, sondern auch die Reihenfolge: Empfänger, Nummer, Datum, Positionen, Umsatzsteuer, Zahlungsziel und Bankdaten.
Bei bestimmten B2B-Fällen kann seit 2025 eine strukturierte E-Rechnung erforderlich sein. Eine PDF ist dann nicht automatisch ausreichend.
Beispiel
Mini-Check am Beispiel
Rechnung RE-2026-0001, Kunde Muster GmbH, Leistung Webdesign Mai 2026, Betrag 800,00 €, Umsatzsteuer 19 %, Zahlungsziel 14 Tage. Wenn einer dieser Bausteine fehlt, entstehen schnell Rückfragen.
Checkliste vor dem Versand
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
- Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
- Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
- Verständliche Leistungsbeschreibung
- Entgelt, Umsatzsteuer oder passender Hinweis
- Steuernummer oder USt-IdNr., wenn für deinen Fall erforderlich
- Zahlungsziel, Bankdaten und Verwendungszweck
Praxis-Tipp
Prüfe die Rechnung einmal aus Sicht deines Kunden: Kann er erkennen, wofür er zahlt, wann er zahlen soll und welche Nummer er als Verwendungszweck nutzt?
Häufige Fehler
Hinweis: Dieses Tool ersetzt keine Steuerberatung. Bitte prüfe alle Angaben vor Verwendung deiner Rechnung und kläre Sonderfälle fachlich.