Wie schreibe ich als Freelancer eine Rechnung?

Nenne Absender, Kunde, Rechnungsnummer, Projekt, Leistungszeitraum, Positionen, Betrag, Steuerangaben und Zahlungsziel.

Wie rechne ich Stunden auf einer Rechnung ab?

Nutze Menge, Einheit und Einzelpreis, zum Beispiel 12 Stunden x 85,00 Euro.

Kann ich Pauschalen abrechnen?

Ja, wenn sie vereinbart sind. Beschreibe trotzdem, welche Leistung die Pauschale abdeckt.

Muss ich als Freelancer Umsatzsteuer ausweisen?

Das hängt von deinem Status ab. Prüfe, ob du regelbesteuert bist oder die Kleinunternehmerregelung nutzt.

Brauche ich für Unternehmen eine E-Rechnung?

In bestimmten B2B-Fällen kann eine strukturierte E-Rechnung erforderlich sein. Frage den Auftraggeber nach seinen Anforderungen.

Rechnung für Freelancer erstellen | Online PDF

Was Freelancer anders beachten sollten

Freelancer rechnen oft Projekte, Stunden, Tagessätze oder Retainer ab. Die Rechnung sollte deshalb nicht nur den Betrag nennen, sondern auch den Bezug zum Auftrag herstellen.

Ein Kunde sollte auf einen Blick erkennen, für welches Projekt, welchen Zeitraum und welche Leistung die Rechnung gestellt wurde.

Rechnung für Dienstleistung Leistungsdatum Rechnung

Stunden, Tagessatz oder Pauschale

Bei Stundenabrechnung gibst du Menge, Einheit und Einzelpreis an, zum Beispiel 12 Stunden x 85,00 Euro. Bei Tagessätzen kann die Einheit 'Tag' sinnvoll sein.

Bei Pauschalen solltest du die Leistung trotzdem konkret beschreiben, zum Beispiel 'Landingpage-Konzept und Umsetzung, Pauschale'.

Musterrechnung PDF Zahlungsziel Rechnung

Umsatzsteuer richtig sichtbar machen

Wenn du Umsatzsteuer ausweist, sollte die Rechnung Netto, Umsatzsteuer und Brutto klar zeigen. Wenn du Kleinunternehmer bist, darf keine Umsatzsteuer berechnet werden.

Zeche24 trennt diese Fälle über die Umsatzsteuer-Auswahl. Die fachliche Entscheidung, welche Angabe für dich passt, bleibt bei dir.

Netto, Brutto und Umsatzsteuer Kleinunternehmer-Hinweis § 19 UStG Steuernummer oder USt-IdNr.

Freelancer und Auftraggeber im B2B-Bereich

Viele Freelancer arbeiten für Unternehmen. Deshalb ist es sinnvoll, vorab Zahlungsziel, Rechnungsformat und ggf. Bestellnummer oder Projektcode zu klären.

Wenn ein Auftraggeber strukturierte E-Rechnungen verlangt, reicht eine normale PDF-Rechnung möglicherweise nicht aus.

Rechnung an Unternehmen PDF-Rechnung oder E-Rechnung

Beispiel

Beispiel für Freelancer

Position: Frontend-Entwicklung Projekt Alpha, Mai 2026, 16 Stunden x 90,00 Euro. Zahlungsziel: 14 Tage, Verwendungszweck: RE-2026-0012.

Freelancer-Rechnung prüfen

Projekt oder Auftrag ist genannt
Zeitraum oder Leistungsdatum ist klar
Einheit passt: Stunde, Tag oder Pauschale
Steuersatz oder Hinweis ist korrekt gewählt
Rechnungsnummer ist eindeutig
Zahlungsziel und Verwendungszweck sind sichtbar

Praxis-Tipp

Wenn dein Kunde Projektcodes oder Bestellnummern nutzt, ergänze sie in der Notiz oder Leistungsbeschreibung. Das beschleunigt oft die Freigabe.

Häufige Fehler

Projektbezug fehlt -> Rechnung bleibt in Freigabe hängen -> Projekt oder Auftrag nennen.

Stunden ohne Zeitraum -> Kunde fragt nach -> Leistungszeitraum ergänzen.

Pauschale ohne Inhalt -> Leistung schwer prüfbar -> Ergebnis oder Leistungsumfang nennen.

PDF gesendet, obwohl E-Rechnung verlangt -> Nacharbeit nötig -> Formatwunsch vorher klären.

Hinweis: Dieses Tool ersetzt keine Steuerberatung. Bitte prüfe alle Angaben vor Verwendung deiner Rechnung und kläre Sonderfälle fachlich.

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